會議是一個重要的商務活動，在組織以及策劃一個會議時，我們要從以下的接待流程去做，才會更好的做好會議，使會議的效果更佳。
一、會務工作總體思路
(一)周密計劃
在我們策劃會議的時候，會把每項任務都制訂一項周密的工作計劃。
(二)任務分解
將會務工作分解為各專項任務，明確分工、保證質量。
(三)責任到人
每項任務均有專人負責。
(四)逐項落實
計劃的每個環節、步驟均須嚴格落實。
二、會前準備
(一)成立會務組
1、會務組組長：全部工作的統籌與總體的組織負責。
2、文秘材料小組：負責收集、組織、整理、編印會議材料，會議記錄(及錄音錄像)、會議紀要與總結起草等。
3、后勤保障小組：負責會議的后勤保障事宜。
4、任務分解后形成《會務工作分派表》，并且還要有關責任人簽字。
(二)明確會議概況
1、全體辦會人員應明確會議概況，了解以下基本內容：
(1)級別與規模
(2)會議主題：圍繞一個主題去做，更能突出會議的特色。
(3)參會人員：要統計出與會人員的姓名、聯系方式、單位、職務等。
(4)會期與日程安排：會議日期、議程、天數、活動詳細安排等。
(5)根據會議概況，按有關標準預算會議經費，簽報分管領導批準。
(三)選定辦賓館
1、責任人：策劃小組。
2、責任：在聯系之前先了解清楚客戶對酒店的相關要求，再對酒店有一定的基本了解，然后去聯系，實地考察、比較。
應調查的項目包括：
(1)價格(客房、會場及其他服務項目的價位)
(2)設施(客房、會議室、休閑設施、環境等)
(3)服務(辦會經驗、餐飲質量、服務態度等)
(4)交通(便利與否)
(5)有無檔期
(6)當期有無接待能力
3、綜合比較后按優質低價原則選取一家，做出策劃方案，再由分管領導批準。集團本部分管領導批準后，立即完成以下工作：
(1)與酒店確認各主要服務項目的收費標準與折扣
(2)根據會議預算領取支票
(四)下發會議通知、登錄代表名單
1、責任人：文秘材料小組。
2、責任：在落實以上各項工作后，起草會議通知、報集團本部分管領導批準后下發各參會單位。通知內容應包括：會議主題、參會人員、會期安排、會議地點與聯系電話、會務組聯系人與聯系電話、報到日期、有關事項(如要求自帶有關材料、物品等)、會議回執、會址交通導引。
3、會議通知以傳真(以后可包括電子郵件)、原件郵寄方式傳達各參會單位。
會議通知下發后，會務組聯系人負責按會議回執登錄報名情況，形成《會議代表登記表》，制作會議名冊。登錄內容應包括：單位、姓名、性別、職務、民族、到達時間、是否要求接站等等。
(五)準備會議材料、用品
1、責任人：兩組分工協作。
2、材料內容：會議材料由材料文秘小組負責整理、印制。除正式上會材料外，還應包括：
(1)會議代表名單(附上房間號)
(2)日程安排，各項活動地點及注意事項等
3、會議用品：會議用品由后勤保障小組負責，應準備的會議用品包括：
(1)與會領導桌簽(可由酒店代為制作)
(2)會議代表證(可由酒店代為制作)
(3)會場條幅(可由酒店代為制作)
(4)文件袋、筆記本、筆(可由酒店代為準備)
(5)錄音機、照相機、攝像機
(6)便攜機、打印機及紙張、投影儀(可由酒店代為準備)
(7)花卉、水果及方便食品(可由賓館準備，或自行購置、分發)
(8)藥箱(備常用藥品)
(六)餐飲安排
(七)會場安排
1、責任人的責任：
與賓館緊密協調、現場核查，盡早落實以下工作：
會議室、領導臨時休息室、各次分會的會場布局(大會還是圓桌會、座次安排、花卉擺設、話筒音響、燈光、攝影、攝像負責人等)
(八)文體活動安排
根據要求，做好文體活動的相關安排和策劃。
(九)房間安排
1、責任人：后勤保障小組。
2、責任：在確定了參會代表名單之后，即在賓館訂房、安排房間，包括：
(十)《會議冊》
三、會中服務
(一)接站
根據地點和時間，安排好車輛去相應的站接與會人員。
(二)簽到
(1)在正式報到前日，應完成以下工作：
①將分裝好會議材料的文件袋運至賓館
②統一領取代表餐券并分裝至文件袋
③統一領取代表房間鑰匙
④在房門上粘貼印有代表姓名的紙張
⑤花卉、水果等分發到各房間
⑥準備好簽到簿、訂票登記單等待用
(2)簽到工作包括以下環節：
①在賓館門廳懸掛歡迎條幅(或設置歡迎引領標牌)
②在賓館門廳設置簽到處、專人負責簽到
(3)代表簽到過程包括
①在《會議房間安排表》上簽到
②領取會議文件袋
③領取房間鑰匙
④確認返程日期及訂票
四、會后收尾
(一)退房、送站
(二)結賬
我們會根據原先制定好的相關結賬注意事項，去做好最后這么一步。
