商務會議是指帶有商業性質的，一般包括企業的新品宣傳、年會、商務宴會等大型會議，出席人員有企業法人代表，或者是各個管理層人員，商務會議對于會議環境的要求都比較高，對于參與人員來說他們不僅要在會議中成交，更重要的是在會議過程中得到休閑以及交際的享受，因此如何去營造出這樣的一個氣氛，對于會議服務人員來說是一個很大的考驗。
商務會議流程策劃應該盡早決定，一個優秀的負責人員會將流程中需要準備的具體事項做成一個完整的列表，大到會場的選擇，小到住宿交通都能安排有序，因為只有精細的會前準備，才能保證一個會議的完善。
會議布置
會場貫穿了會議全程，必須從多方面考慮以減少紕漏的出現，確保會議攝像機等會議器材的正常使用，準備會議需要的茶水點心，安排好用餐的時間都要在會場布置時就下足功夫。而作為凸顯氛圍與主題的會議桌花，更是要靜心布置。
會議通知
不管是哪種性質的會議，寄送請柬總是比電話口頭通知要更加的合乎禮節，商務會議請柬的設計應該更顯穩重大氣;另外要注意的是檢查請柬上宴請人員的個人信息，確保信息的正確完善，最后應該及時記錄發出后的反饋情況。
交通安排
會議安排時千萬不要忽視小的細節，主辦方可能在會議結束后有其他的行程安排，事情準備好專車接送，更加有利于節省時間，同時免去了開車停車的麻煩。
會議接待
在正式的商務會議、年會中，應該選出最擅長交際和最有禮貌的員工以進行接待、登記、幫助等職責，一支專業的禮儀隊伍以及會議人員就顯得尤為關鍵，迎賓時要清楚的為參會者指明方向，如果請柬上有指明區域，要明確告知該區域的地點以及走向，在接待登記時要快，不要磨蹭。為了加快接待速度，在憑票入場的大型會議入口可設兩個乃至更多的登記區。如果無票或沒帶票者較多，可集中會者指明方向，如果在一個登記區處理。接待時最好是已有來賓名單，直接劃勾即可。
應急措施
在會議結束前你都不能放松你的神經，對于會場中可能出現的突發情況，都應該準備好一些應對之策，組織人員必須保持良好的心理素質，盡量把影響降到最低。
跟蹤聯系
在會議結束后，對于參會者進行一些就會議體驗情況的咨詢與了解也是一個禮節性的表現，這樣做不僅有利于改進會議服務的不足，同時也能及時發現修復用戶的不滿，增進彼此之間的了解以及聯系，為再次合作奠定基礎。
